Wat heeft dat gekost?

Bedragen zijn in duizenden euro's

Financiële toelichting
Hierna lichten wij per onderdeel de belangrijkste financiële ontwikkelingen toe.

F&C, JZ en Inkoop
De baten van het onderdeel F&C, JZ en Inkoop zijn 0,097 miljoen euro lager dan begroot doordat er voor 0,072 miljoen euro lasten aan de inkomstenkant geboekt zijn. Overige incidentele nadelen bedragen 0,025 miljoen euro.

Het nadelige saldo op de lasten van 0,56 miljoen euro is samengesteld uit de volgende posten:

• Voor de Business Case Inkoop Professionalisering zijn in de Voorjaarsnota 2014 meerjarig middelen beschikbaar gesteld. Het uitgavenpatroon loopt echter niet synchroon met de jaarschijven van de toegekende budgetten. Voor een bedrag van 0,3 miljoen euro is het budget pas volgend jaar beschikbaar. We stellen daarom voor om deze kosten via een dekkingsvoorstel ten laste van het budget 2018 te brengen.
• Een budgetoverschrijding van 0,35 miljoen euro wordt veroorzaakt door het eigen risico van de brandschadeverzekering.
• Hier tegenover staat het voordeel vanwege de hierboven genoemde verschuiving tussen baten en lasten van 0,072 miljoen euro.
• Een incidenteel voordeel van 0,018 miljoen euro.

Advies en Ondersteuning
De baten van het onderdeel Advies en Ondersteuning zijn 0,763 miljoen euro hoger dan begroot en de lasten zijn 0,041 miljoen euro lager dan begroot. Deze saldi zijn als volgt opgebouwd:

Extra inkomsten uit externe dienstverlening leverden 0,392 miljoen euro op. Deze leveringen zijn incidenteel en daarom niet begroot. Vergoedingen voor personeel vanwege detachering en werkzaamheden voor subsidieprogramma's bedroegen 0,1 miljoen euro. Een bedrag van 0,16 miljoen euro heeft betrekking op nog te ontvangen bijdragen uit het Europese subsidieprogramma Kansen voor West. De overige incidentele baten bedragen 0,111 miljoen euro.

Het saldo op de lasten is samengesteld uit de volgende posten:

• Niet begrote uitbetalingen van 0,234 miljoen euro in het kader van het Europese subsidieprogramma Kansen voor West.
• Een nadeel van 0,170 miljoen euro op de personeelsbudgetten van Bestuursondersteuning vanwege overbezetting op de bestuursadviseurs en overbezetting en externe inhuur bij de bestuursassistenten.
• Een voordeel van 0,459 miljoen euro bij het Projectmanagementbureau, voor 0,319 miljoen euro veroorzaakt door lagere personeelskosten en voor 0,140 miljoen euro door een hogere interne declarabiliteit dan begroot.
• Overige incidentele nadelen met een totale omvang van 0,096 miljoen euro.

Informatie- en procesmanagement
De baten van onderdeel Informatie- en Procesmanagement zijn 0,340 miljoen euro hoger dan begroot en de lasten zijn 2,987 miljoen euro hoger dan begroot.

Er zijn incidenteel extra inkomsten voor een bedrag van 0,307 miljoen gegenereerd uit externe detachering van medewerkers aan het GBI en de provincie Utrecht. Ook waren er niet begrote incidentele voordelen van 0,033 miljoen euro.

Niet begrote kosten met een omvang van 2,834 miljoen euro zijn toe te schrijven aan afschrijvingskosten van reeds afgeronde investeringen uit het ICT-investeringsprogramma. Deze worden gedekt door een even grote onttrekking aan de Vaste Activa Reserve van het ICT Investeringsprogramma. Deze dekking was niet opgenomen in de begroting omdat de omvang vooraf nog niet bekend was.

De besteding op de diverse ICT-programma's, zoals Utrecht Integraal Digitaal 2 en Informatiebeveiliging was 0,226 miljoen euro hoger dan de beschikbare exploitatiebudgetten. Deze overschrijding kan via een dekkingsvoorstel ten laste van de ICT-reserve gebracht worden, die is ingesteld om dit soort schommelingen op te vangen.

Een overschrijding van 0,419 miljoen euro op het personeelsbudget wordt veroorzaakt door overplaatsbaren bij Interne Bedijven. Hier tegenover staat een incidenteel voordeel aan onderhoudskosten van 0,544 miljoen euro door de in gebruik name van het serviceportaal en het uitfaseren van de oude ICT-infrastructuur.

Het resterende negatieve resultaat van 0,052 miljoen euro wordt veroorzaakt door diverse incidentele nadelen.

HRM, Facilitaire Zaken
De baten van het onderdeel HRM en Facilitaire Zaken zijn 0,799 miljoen euro hoger dan begroot en de lasten zijn 0,220 miljoen euro hoger dan begroot.

Het voordeel op de baten is voor 0,691 miljoen euro toe te schrijven aan inkomsten uit externe dienstverlening waar ook kosten tegen over staan. Dit betreffen incidentele inkomsten die niet zijn begroot. Verder waren er voor 0,098 miljoen euro niet begrote inkomsten omdat Facilitaire Zaken met ingang van 2017 het OZB-gebruikersdeel voor de huurders van het Stadskantoor voorschiet en later doorbelast. De overige incidentele baten bedragen 0,01 miljoen euro.

Het saldo op de lasten is samengesteld uit de volgende posten:

• Een voordeel van 0,127 miljoen euro bij de BCS in verband met een tijdelijke vacature en het uitlopen van projecten.
• Een nadeel van 0,347 miljoen euro veroorzaakt door hogere salariskosten vanwege externe detachering bij Interne Bedrijven.

Overhead organisaties
Het onderdeel Overhead Organisaties bevat de lasten en de baten van de decentrale overhead bij de organisatieonderdelen. De baten zijn 1,371 miljoen euro hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door de administratieve toerekening van de afdelingskostenplaatsen van de verschillende organisatieonderdelen aan de gemeentelijke programma's. Hier staat een even grote post aan de lastenkant tegenover.

Zo is er bij Maatschappelijke Ontwikkeling sprake van niet begrote lasten en baten voor automatisering (VDI-ict omgeving) à 0,371 miljoen euro en voor personeelslasten in verband met bovenregionale inzet van 0,149 miljoen euro. Per saldo is dit nul.

De lasten overstijgen de actuele begroting met 2,828 miljoen euro. Dit verschil is voor 1,371 miljoen euro toe te schrijven aan bovengenoemde doorbelasting aan de programma's. Het resterende verschil van 1,457 miljoen euro wordt veroorzaakt door:

• Hogere personeels- en opleidingskosten bij de Utrechtse Vastgoedorganisatie voor een bedrag van 0,287 miljoen euro plus extra kosten vanwege de doorlichting van het programma Vastgoed voor een bedrag van 0,085 miljoen euro.
• Een overschrijding van 0,912 miljoen euro op het programma Overhead in het ruimtelijk domein. Zie hieronder voor een nadere verantwoording.
• Een negatief saldo van 0,173 miljoen euro, bestaande uit incidentele voor- en nadelen bij diverse organisatieonderdelen.

Verantwoording Ruimte
Het werkelijk totale bedrijfsvoeringstekort in het ruimtelijk domein bedraagt 1,375 miljoen euro. In de tweede berap hadden wij een tekort voorzien van 1,5 miljoen euro.

Het tekort is zichtbaar in de programma’s Overhead (per saldo 0,912 miljoen euro), Stedelijke Ontwikkeling (0,361 miljoen euro) en Bereikbaarheid (0,101 miljoen euro).* Op deze plek geven wij een toelichting op het totale tekort.

Zoals al benoemd in de tweede berap wordt het tekort veroorzaakt:
Door de transitie van de organisatie in de ruimtelijke keten, die begin 2017 zijn beslag heeft gekregen. Deze leidt tot extra kosten, waarvoor geen dekking beschikbaar is. Het gaat om kosten voor begeleiding van de transitie en om tijdelijk geplaatste medewerkers. Op termijn zal de strategische personeelsplanning leiden tot een betere match tussen opgaven en kwaliteit, maar voor de korte termijn biedt dit geen oplossing.
Doordat Nederland in het algemeen en Utrecht in het bijzonder economisch de wind in de zeilen heeft. In de Ruimtelijke Strategie Utrecht is aangegeven dat bij een faciliterende rol in bepaalde situaties en op specifieke locaties, zoals de Merwerwedekanaalzone en de 2 ^e fase van het Stationsgebied, een actieve opstelling wenselijk is. Het faciliteren van de binnenstedelijke groei en verdichting van de stad betekent kortom (tijdelijke) inzet van extra personeel. Dit vraagt naast inzet op projectniveau ook inzet op stedelijk niveau om vraagstukken met betrekking tot (smart) mobiliteit, gezond stedelijk leven en (nieuwe) economie en werkgelegenheid gelijk op te laten lopen met deze grote verdichtingsopgave. Deze inzet heeft in 2017 tot een tekort geleid.

* Per 2017 wordt de overhead gepresenteerd in een apart programma. Na de transitie binnen ruimte dient de verdeling tussen het programma overhead en de overige programma’s voor ruimte nog aangepast te worden. Het gerealiseerde resultaat op de afzonderlijke programma’s moet daarom als een totaal worden bezien.